PIM vs. ERP: Was ist der Unterschied – und wann braucht ein Unternehmen beides?

Ein neues Produkt soll auf den Markt. Die Artikelnummer ist angelegt. Der Einkauf kennt die Konditionen. Die Produktion weiß, was hergestellt werden muss. Maße und Gewicht sind hinterlegt, die Lagerlogistik ist vorbereitet und der Preis steht ebenfalls fest.

Aus Sicht des ERP-Systems ist das Produkt bereit. Aus Sicht des Onlineshops vielleicht noch lange nicht.

Für eine Vermarktung dort fehlen eine verständliche Produktbeschreibung, technische Merkmale, Anwendungsbilder, Downloads, Übersetzungen, Klassifikationen und möglicherweise unterschiedliche Informationen für verschiedene Länder oder Vertriebskanäle.

Das Produkt existiert also längst im Unternehmen, aber für den Kunden ist es noch nicht sichtbar, existiert noch nicht wirklich.

Genau an dieser Stelle wird der Unterschied zwischen ERP (Enterprise Resource Planning) und PIM (Product Information Management) sichtbar.

Beide Systeme arbeiten mit Produktdaten. Trotzdem verfolgen sie unterschiedliche Ziele. Und deshalb lautet die entscheidende Frage meistens nicht:

PIM oder ERP? Sondern: Welche Aufgabe sollte welches System übernehmen?

Ein paar Informationen vorweg:

• Ein ERP steuert vor allem operative Geschäftsprozesse und verwaltet dafür notwendige Stamm- und Transaktionsdaten.
  
  
• Ein PIM konzentriert sich darauf, Produktinformationen zu strukturieren, anzureichern, zu qualitätssichern und für Marketing, Vertrieb und unterschiedliche Kanäle bereitzustellen.
  
  
• In modernen Systemlandschaften ergänzen sich beide Systeme meist. Entscheidend ist eine klare Definition, welches System für welche Informationen führend ist.

Ein Produkt, zwei völlig unterschiedliche Perspektiven

Am Beispiel eines Herstellers technischer Produkte lässt sich folgender Prozess erklären:

Im ERP wird ein neuer Artikel angelegt. Er erhält eine eindeutige Artikelnummer, Maße, Gewicht und Verpackungseinheiten. Hinzu kommen möglicherweise Stücklisten, Produktionsparameter, Einkaufskonditionen, Lagerinformationen und Preise. Diese Daten sind essenziell.

Eine falsche Verpackungseinheit kann die Logistik durcheinanderbringen. Eine fehlerhafte Stückliste beeinflusst die Produktion. Ein falscher Preis kann unmittelbar wirtschaftliche Folgen haben.

Das ERP ist deshalb auf Stabilität, Prozesssicherheit und Transaktionen ausgelegt. Es verbindet beispielsweise Einkauf, Produktion, Vertrieb, Lagerhaltung und Finanzwesen. Man kann daher ein ERP-Systeme entsprechend als das Rückgrat beziehungsweise zentrales Nervensystem operativer Geschäftsprozesse sehen.

Doch das Marketing dieses Produkt verkaufen, plötzlich entstehen andere Fragen.

Was unterscheidet dieses Produkt von anderen Varianten? Welche technischen Merkmale sind für einen Kunden relevant? Welche Bilder sollen gezeigt werden? Welche Beschreibung geben wir dem Produkt auf Deutsch, Englisch und Französisch? Welche Klassifikation erwartet der Großhandel? Welche Informationen benötigt Amazon und welche der eigene B2B-Shop?

Damit verändert sich der Charakter der Daten. Aus einem operativen Artikelstamm wird Produktkommunikation.

Was macht ein PIM anders?

Ein Product Information Management-System sammelt Produktinformationen aus unterschiedlichen Quellen, führt sie in einer gemeinsamen Struktur zusammen und ermöglicht es, sie weiter anzureichern.

Das ERP kann dabei eine wichtige Quelle sein – aber eben nur eine von mehreren. Weitere Informationen können aus PLM-Systemen, Lieferantendaten, Datenpools, DAM-Systemen oder Fachabteilungen kommen. Im PIM werden daraus vollständige Produktinformationen, die anschließend für Websites, Shops, Händler, Marktplätze, Apps oder Printmedien bereitgestellt werden können.

Bleiben wir bei unserem technischen Produkt. Die Artikelnummer kommt aus dem ERP. Produktmanagement ergänzt im PIM technische Eigenschaften. Marketing fügt Nutzenargumentation und Produkttexte hinzu. Die Landesgesellschaft pflegt Übersetzungen. Medien werden mit dem Produkt verknüpft. Ein Qualitätscheck prüft, ob alle für den Webshop erforderlichen Informationen vorhanden sind.

Aus einem Artikel wird so ein kommunikationsfähiges Produkt. Das klingt zunächst nach einem kleinen Unterschied. In Unternehmen mit zehntausenden Artikeln, mehreren Märkten, Sprachen und Kanälen ist es allerdings ein fundamentaler.

Warum nicht einfach alles im ERP pflegen?

Diese Frage ist berechtigt und taucht in Auswahlprojekten regelmäßig auf. Schließlich existiert das ERP bereits. Die Produkte sind dort vorhanden und viele grundlegende Informationen ebenfalls. Warum also ein zweites System einführen?

Bei kleinen Sortimenten und überschaubaren Anforderungen kann die Antwort tatsächlich lauten: Ein zusätzliches PIM ist momentan nicht notwendig.

Problematisch wird es meist mit zunehmender Komplexität. Unser Hersteller startet vielleicht mit 2.000 Produkten und einem deutschen Webshop. Einige Jahre später sind daraus 20.000 Artikel, zwölf Sprachen, mehrere Landesgesellschaften, Händlerportale, Marktplätze und branchenspezifische Datenstandards geworden.

Das Marketing beginnt, Beschreibungen außerhalb des ERP zu pflegen. Das Produktmanagement arbeitet mit zusätzlichen Excel-Dateien. Übersetzungen werden per E-Mail ausgetauscht. Der Webshop besitzt eigene Attribute. Ein Händler bekommt seine Produktinformationen aus einem manuell gepflegten Export. Das ERP ist weiterhin vorhanden.

Aber um das ERP herum entsteht eine zweite, informelle Produktdatenwelt. Genau das ist häufig der Moment, in dem ein PIM relevant wird. ERP-Systeme stoßen vor allem dann an ihre Grenzen, wenn umfangreiche Marketingtexte, flexible Attributstrukturen und kanalabhängige Informationen verwaltet werden sollen.

ERP für den Artikel - PIM für das Produkt?

Als einfache Orientierung funktioniert dieser Satz gut. Das ERP betrachtet ein Produkt stark aus Sicht der betrieblichen Abwicklung eines einzelnen Artikels oder der SKU (Stock Keeping Unit).

Kann es produziert oder beschafft werden? Wie wird es gelagert? Was kostet es? Welche Artikelnummer besitzt es? Welche Bestände existieren?

Das PIM betrachtet dasselbe Produkt stärker aus Sicht seiner Beschreibung und Vermarktung.

Was ist es? Welche Eigenschaften besitzt es? Welche Variante ist für welchen Anwendungsfall geeignet? Wie soll es beschrieben werden? Welche Informationen benötigt welcher Markt oder Kanal?

Die Trennung ist allerdings nicht absolut. Technische Attribute können beispielsweise sowohl für operative Prozesse als auch für Produktkommunikation relevant sein. Maße oder Gewichte finden sich häufig in beiden Welten, manchmal auch in unterschiedlichen Ausprägungen.

Deshalb ist in einer guten Systemarchitektur weniger entscheidend, ob ein Feld in zwei Systemen sichtbar ist, sondern welches System für dieses Feld fachlich führend ist.

Nicht zwei „Single Sources of Truth“, sondern klare Verantwortung

Der Begriff „Single Source of Truth“ wird bei PIM und ERP gerne verwendet. In einer realen Unternehmensarchitektur ist die Situation meistens differenzierter. Die Artikelnummer kann im ERP führend sein. Die technische Klassifikation im PIM. Produktionsdaten stammen aus dem ERP oder PLM. Medien liegen im DAM. Produkttexte entstehen im PIM.

Entscheidend ist, dass die Verantwortung eindeutig ist. Für typische Architekturen ergibt sich eine entsprechende Aufgabenteilung: Artikelanlage, Preise, Stücklisten sowie Lager- und Logistikdaten liegen häufig schwerpunktmäßig im ERP; technische Produktattribute, Marketingtexte, Klassifikationen, kanalabhängige Informationen und die Verteilung an Vertriebskanäle werden stärker im PIM geführt.

Das Ziel ist also nicht, alle Daten zwangsläufig in einem einzigen System zu speichern. Das Ziel ist, jede Information an der richtigen Stelle zu pflegen und sie anschließend verlässlich dorthin fließen zu lassen, wo sie benötigt wird.

Ein typischer Datenfluss: Vom ERP über das PIM zum Kunden

In vielen Unternehmen beginnt die Reise eines Produktes tatsächlich im ERP. Dort wird der Artikel angelegt und erhält seine operativen Stammdaten. Anschließend übernimmt das PIM diese Informationen und ergänzt sie um weitere Attribute, Beschreibungen, Klassifikationen, Übersetzungen und Verknüpfungen zu Medien. Erst danach werden die vollständigen Produktinformationen an Websites, Shops, Händler oder Marktplätze verteilt.

Vereinfacht entsteht eine Kette wie: ERP → PIM → Vertriebskanäle

In der Realität kommen meistens weitere Systeme, in der Prozesskette davor oder danach, hinzu: PLM, DAM, CMS, E-Commerce, Syndication-Plattformen oder Datenpools.

Aber die einfache Darstellung macht einen wichtigen Unterschied sichtbar:

Das ERP sorgt dafür, dass ein Produkt betrieblich funktioniert. Das PIM sorgt dafür, dass es informationsseitig vermarktbar wird.

Wann braucht ein Unternehmen tatsächlich ein PIM?

Nicht jedes Unternehmen benötigt automatisch ein PIM. Die interessantere Frage ist, wann die Produktkommunikation eine Komplexität erreicht, die mit den bestehenden Strukturen nicht mehr effizient beherrscht werden kann. Ein typisches Warnsignal ist nicht unbedingt die Zahl der Produkte.

Ein Hersteller mit nur 3.000 Produkten kann aufgrund zahlreicher Varianten, technischer Merkmale, Länder und Vertriebspartner eine erheblich größere Informationskomplexität besitzen als ein Händler mit 50.000 vergleichsweise einfachen Artikeln.

Relevant wird ein PIM vor allem dann, wenn Informationen über viele Dateien und Systeme verstreut sind, Produktdaten mehrfach gepflegt werden, Internationalisierung zum manuellen Kraftakt wird oder neue Vertriebskanäle nur mit hohem Aufwand angebunden werden können.

Die entscheidenden Faktoren sind deshalb eher Produktkomplexität, Zahl der Kanäle, Integrationsanforderungen, Workflows und Skalierbarkeit als die reine Anzahl der Artikel.

Die Softwareauswahl sollte deshalb nicht beim Feature-Vergleich beginnen. Angenommen, ein Unternehmen stellt fest: „Unser ERP reicht nicht mehr, wir brauchen ein PIM.“ Für eine Auswahl ist die Aussage aber noch zu unscharf. Interessanter ist, warum das ERP nicht mehr reicht.

Vielleicht entstehen die größten Aufwände bei Übersetzungen. Vielleicht dauert die Markteinführung neuer Produkte zu lange. Vielleicht fehlen klare Freigabeprozesse. Oder das eigentliche Problem liegt darin, dass jeder Handelspartner andere Datenformate erwartet. Aus diesen Problemen entstehen konkrete Use Cases.

Beispielsweise:

Ein Produktmanager übernimmt einen neuen Artikel automatisch aus dem ERP. Im PIM werden anschließend die für seine Produktgruppe notwendigen technischen Merkmale eingeblendet. Das Marketing ergänzt Beschreibung und Medien. Das System zeigt an, welche Informationen für Deutschland, Frankreich und den wichtigsten Handelspartner noch fehlen. Erst wenn die notwendigen Qualitätskriterien erfüllt sind, wird das Produkt freigegeben.

Ein solches Szenario lässt sich in einer Softwareauswahl wirklich testen - „ERP-Integration vorhanden“ oder „Workflow unterstützt“ dagegen sind lediglich Häkchen auf einer Feature-Liste.

Für eine gute Softwareauswahl sollten deshalb zunächst die Anforderungen definiert, anschließend der Markt eingegrenzt und die verbleibenden Lösungen mit realistischen Szenarien und repräsentativen Produktdaten bewertet werden.

Und was verändert KI an PIM und ERP?

KI wird beide Systemwelten verändern – aber ihre grundsätzlichen Aufgaben nicht einfach auflösen. Eine KI kann aus technischen Ausgangsdaten Produkttexte erzeugen, Informationen klassifizieren, Übersetzungen unterstützen oder Datenqualitätsprobleme erkennen.

Dafür benötigt sie jedoch verlässliche Ausgangsdaten. ERP und PIM bleiben damit wichtige strukturierende Systeme: Das ERP liefert belastbare operative Informationen, das PIM liefert Kontext, Produktstruktur und qualitätsgesicherte Produktinformationen. Je stärker KI-Informationen automatisiert erzeugt und verteilt, desto wichtiger wird sogar die Frage, welches System welche Wahrheit liefert.

Fazit: PIM versus ERP ist eigentlich kein „Versus“

ERP und PIM arbeiten beide mit Produktdaten, aber sie betrachten das Produkt aus unterschiedlichen Perspektiven.

Das ERP organisiert das Produkt als Teil der Unternehmensprozesse: Einkauf, Produktion, Logistik, Bestand, Preise und Transaktionen. Das PIM organisiert das Produkt als Information: Eigenschaften, Beschreibungen, Klassifikationen, Übersetzungen und kanalbezogene Inhalte.

Deshalb ersetzt ein PIM normalerweise kein ERP und ein ERP wird nicht automatisch zum PIM, nur weil sich dort einige Produktattribute und Texte pflegen lassen.

In einer guten Systemlandschaft arbeiten beide zusammen. Die entscheidende Frage für Unternehmen lautet daher nicht „Brauchen wir PIM oder ERP?“, sondern:

„Welche Informationen entstehen wo, welches System soll für sie verantwortlich sein – und wie kommen daraus vollständige, verlässliche Produktinformationen für unsere Kunden und Vertriebspartner zustande?“

Wer diese Frage beantwortet, hat bereits einen Teil der Vorarbeit für eine erfolgreiche PIM-Auswahl erledigt.

Autor | The Yellow Selection Editorial Team