Was ist ein PIM-System? Kernfunktionen, Anwendungsfälle und Vorteile

Jeder Hersteller oder Händler, der sich in der heutigen Handelslandschaft erfolgreich positionieren möchte, muss konsistente, hochwertige Produktinformationen über eine wachsende Zahl von Kanälen hinweg bereitstellen. Genau dafür sind PIM-Systeme konzipiert, um dies effizient zu bewältigen. In diesem Artikel erklären wir, was PIM bedeutet, wie ein PIM-System funktioniert und welche Vorteile es den Unternehmen bringt, die es einsetzen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• PIM steht für Product Information Management — sowohl eine betriebliche Disziplin als auch eine Softwarekategorie.
• Ein PIM-System dient als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung, Anreicherung und Verteilung aller produktbezogenen Informationen und Inhalte.
• Die Hauptnutzer sind Marketing- und Vertriebsteams, Produktentwicklung und -management sowie Einkaufsteams.
• Zu den wichtigsten Vorteilen zählen eine schnellere Time-to-Market, höhere Datenqualität, geringere Retourenquoten und bessere Marken- und Produkterlebnisse.
• Moderne PIM-Systeme unterstützen Omnichannel-Commerce, automatisierte Syndication und KI-gestützte Content-Erstellung.

Was bedeutet PIM – was ist ein PIM-System?

Das Akronym PIM steht für Product Information Management. Es beschreibt sowohl eine Disziplin als auch eine Softwarekategorie: die Praxis, produktbezogene Informationen und Inhalte über die Kommunikations- und Vertriebskanäle einer Organisation hinweg zu organisieren, anzureichern und zu verteilen.

PIM-Systeme gibt es bereits seit Jahrzehnten. Ursprünglich lag ihr Fokus auf der Verwaltung einfacher Produktdaten sowie der Unterstützung von Unternehmen bei der Erstellung gedruckter Kataloge und der Befüllung früher Onlineshops mit Produktinhalten. Mit dem Aufstieg des E-Commerce haben sie sich erheblich weiterentwickelt. Heute sind moderne PIM-Systeme umfassende Marketing-Tools, die eine Vielzahl von Ausgabekanälen und Medienformaten bedienen und gleichzeitig als zentrale Anlaufstelle für Produktinformationen in der gesamten Organisation dienen.

Die Kernfunktionen eines PIM-Systems

PIM-Lösungen unterscheiden sich zwar von Anbieter zu Anbieter, doch folgende Kernfunktionen können Sie für Ihr Produktinformationsmanagement erwarten. 

1. Produktdatenmanagement
2. Datenqualitätsmanagement
3. Produktbeziehungen & Varianten
4. Workflow-Management
5. Omnichannel-Syndication
6. Integrationen

Wenn man sich die Websites der Anbieter ansieht, können deren PIM-Systeme natürlich alles. Nutzen Sie unser PIM-Glossar, um deren Buzzwords besser zu verstehen, und sprechen Sie mit unseren Beratern darüber, was Sie von einer Lösung wirklich erwarten können.

1. Produktdatenmanagement

Im Kern ist ein PIM-System dafür konzipiert, den gesamten Bestand an Produktinformationen eines Unternehmens in einer strukturierten Umgebung zu pflegen und zu organisieren. In modernen PIM-Systemen umfasst dies alles von grundlegenden Produktkennungen und technischen Spezifikationen bis hin zu Konformitätsinformationen und Marketingbeschreibungen.

Der Umfang, in dem ein PIM-System ein Unternehmen unterstützen kann, hängt von seinem Datenmodell ab, das festlegt, wie Daten und Assets innerhalb des Systems gespeichert werden. Manche Anbieter bieten vordefinierte, branchenspezifische Modelle für gängige Geschäftsszenarien an. Generell wird jedoch ein generisches Datenmodell empfohlen, da es sich flexibler an neue Anforderungen anpassen lässt, ohne dass umfangreicher Programmieraufwand nötig ist.

2. Datenqualitätsmanagement

Idealerweise wird das PIM zur Single Source of Truth für die gesamte produktbezogene Kommunikation — der eine Ort, an dem eine vollständige, korrekte und aktuelle Version der Informationen jedes Produkts gespeichert und gesteuert wird. Um dies zu unterstützen, verwalten moderne PIM-Systeme den gesamten Lebenszyklus von Produktinhalten, vom anfänglichen Import der Rohdaten über die Erstellung, Verfeinerung und Anreicherung bis zur finalen Verteilung. Integrierte Validierungsregeln helfen Teams dabei, Data-Governance-Richtlinien durchzusetzen und Qualitätsprobleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie einen nachgelagerten Kanal erreichen. Zusätzlich sorgen Audit-Trails und Versionshistorien während des gesamten Prozesses für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

3. Produktvarianten & -beziehungen

Ein PIM-System strukturiert Produkte in Kategoriebäumen und ermöglicht es Organisationen, Ein PIM-System ermöglicht es Organisationen außerdem, die Attribute, Validierungsregeln und Lokalisierungseinstellungen zu definieren und zu verwalten, die für jede Produktgruppe und jeden Anwendungsfall benötigt werden.

Ein PIM-System ermöglicht es Organisationen außerdem, Verknüpfungen zwischen verwandten Produkten herzustellen, etwa zu Zubehör, Ersatzteilen, Bundles oder Nachfolgeprodukten. Diese Produktbeziehungen tragen zur Konsistenz über alle Kanäle hinweg bei und unterstützen Cross-Selling- und Upselling-Möglichkeiten.

4. Workflow-Management

Über die Speicherung und Organisation von Produktinformationen hinaus unterstützen PIM-Systeme aktiv den gesamten Workflow der Produktkommunikation — sowohl intern zwischen Abteilungen als auch extern gegenüber Vertriebskanälen und Partnern.

Durch die Zentralisierung des Datenmanagements und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, etwa der Prüfung von Datenimporten oder der Validierung von Produktinformationen, reduzieren PIM-Systeme den manuellen Aufwand und verbessern die Effizienz. Funktionen für das Workflow-Management stellen sicher, dass die richtigen Personen auf Produktinformationen zugreifen, sie bearbeiten, prüfen und freigeben können, bevor sie live gehen. Typische Funktionen umfassen Nutzer- und Rechteverwaltung, Aufgabenzuweisung, Benachrichtigungen und Freigabeprozesse. Zunehmend wird auch künstliche Intelligenz integriert, um Datenqualitätsmanagement, Datenklassifizierung, Anreicherung und Content-Erstellung zu unterstützen.

5. Omnichannel-Syndication

Omnichannel-Publishing bedeutet, als Marke und mit Produkten über alle relevanten Vertriebs- und Kommunikationskanäle hinweg präsent zu sein. Dazu zählen eigene Kanäle wie Websites, Onlineshops, gedruckte Kataloge, mobile Apps und Social-Media-Plattformen ebenso wie Händlerportale, Marktplätze und andere Kundenkontaktpunkte.

Mit einem modernen PIM-System können all diese Kanäle automatisch aus einer zentralen Quelle bedient werden, wodurch sichergestellt wird, dass jeder Kanal präzise, konsistente und aktuelle Produktinformationen erhält. Das zugrunde liegende Datenmodell ermöglicht es sogar, Produktinformationen entsprechend den Anforderungen jedes Kanals (z. B. Sprache, Format oder Detailtiefe) für ein perfektes Erlebnis zu syndizieren.

6. Integrationen

Ein PIM-System ist nur ein Teil der übergeordneten Information Supply Chain. In Marketing, Vertrieb und der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Geschäftspartnern verlassen sich Organisationen auf eine Vielzahl von Systemen und Disziplinen. Neben PIM zählen dazu typischerweise ERP, DAM, CRM und E-Commerce-Lösungen sowie eine Reihe weiterer spezialisierter Tools. 

Moderne PIM-Systeme sind darauf ausgelegt, sich nahtlos über APIs mit anderen Anwendungen zu integrieren. Da jede Art von Produktkommunikation mit Produktdaten beginnt, fungiert das PIM häufig als zentraler Knotenpunkt innerhalb der digitalen Wertschöpfungskette.

Welche Datenarten werden in einem PIM-System verwaltet?

PIM-Systeme sind darauf ausgelegt, ein breites Spektrum an Produktinformationen zu verwalten — alles, was ein Unternehmen für seine interne und externe Produktkommunikation benötigt.

Die typischen PIM-Nutzer

Obwohl PIM oft als reines Marketing-Tool wahrgenommen wird, erfüllt es einen deutlich breiteren Zweck. Produktentwicklung, Produktmanagement, Marketing, Vertrieb, Kreativteams und Kundenservice verlassen sich alle auf PIM-Systeme, um effizient auf jegliche Art von Produktinformationen zuzugreifen, sie zu verwalten und zu teilen. In vielen Organisationen unterstützt PIM zudem die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Lieferanten.

Typische PIM-Anwendungsfälle

Wie die Nutzergruppen zeigen, unterstützt ein PIM-System eine Vielzahl von Anwendungsfällen im gesamten Unternehmen. Betrachtet man die Information Supply Chain — von der Datenerfassung über Validierung und Anreicherung bis zur Verteilung von Produktdaten und -inhalten —, ermöglicht ein PIM-System Organisationen, zahlreiche Kanäle und Kontaktpunkte schnell und effizient mit konsistenten, hochwertigen Produktdaten und -inhalten zu versorgen. Für Hersteller wie für Händler sind insbesondere folgende Bereiche relevant:

• Websites
• Onlineshops
• Marktplätze
• Gedruckte Kataloge und Broschüren
• Digitale Kataloge und Publikationen
• Mobile Apps
• Social-Media-Plattformen
• Partnerportale
• Point-of-Sale-Systeme
• Netzwerke zur Produktdaten-Syndication
• Und viele weitere

Die Vorteile eines PIM-Systems

Der Nutzen eines PIM-Systems ist in der gesamten Organisation spürbar. 

Operative Vorteile

Im Tagesgeschäft verbessert ein PIM-System die Effizienz und Zuverlässigkeit von Produktinformationsprozessen erheblich. Teams verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Informationen, dem Beheben von Fehlern oder der manuellen Aktualisierung von Inhalten über verschiedene Kanäle hinweg. Stattdessen arbeiten sie aus einer einzigen, verlässlichen Quelle — und überlassen automatisierten Workflows die aufwendige Detailarbeit.

Strategische Vorteile

Über die operative Effizienz hinaus wirkt sich ein gut implementiertes PIM-System direkt auf die geschäftliche Leistung aus. Kunden erleben an jedem Kontaktpunkt bessere Produktinhalte, was Vertrauen schafft und Kaufentscheidungen fördert. Gleichzeitig gewinnt das Unternehmen die Agilität, in neue Märkte und Kanäle zu expandieren, ohne dass der Aufwand proportional steigt.

Fazit

PIM-Systeme sind zu einem festen Bestandteil moderner Marketinginfrastruktur geworden — und ihre Bedeutung wächst weiter, da die Produktkommunikation zunehmend komplexer wird. Die Vorteile reichen jedoch weit über das Marketing hinaus: Produktentwicklung, Produktmanagement, Kreation und Vertrieb sowie Kundenservice sind allesamt auf die Art von effizientem, hochwertigem Datenmanagement angewiesen, das ein gutes PIM-System bietet.

Ob ein Unternehmen seine Time-to-Market beschleunigen, in neue Kanäle expandieren, Retourenquoten senken oder einfach Ordnung in einen wachsenden Produktkatalog bringen möchte — ein PIM-System ist eine der wirkungsvollsten Investitionen, die Sie in Ihre digitale Infrastruktur tätigen können.

Autor | The Yellow Selection Editorial Team