Wie wählt man das richtige PIM-System aus? Ein praxisnaher Leitfaden mit Kriterien und Best Practices

Der PIM-Markt ist groß, fragmentiert und wird stark von Marketing-Rauschen dominiert. Laut dem PIM-Report 2023 von The Group of Analysts wird der globale PIM-Markt bis 2030 voraussichtlich ein Volumen von 63,8 Milliarden US-Dollar erreichen, bei einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von über 21 Prozent. Bei Dutzenden von Anbietern — von etablierten Enterprise-Plattformen bis hin zu spezialisierten Nischenlösungen — erfordert die Suche nach dem passenden System ein strukturiertes, sorgfältiges Vorgehen.

„PIM-Evaluierungen sind sehr komplexe Projekte. Sie umfassen zahlreiche Prozesse, Rollen und Schnittstellen zu benachbarten Softwaresystemen. Gleichzeitig ist der PIM-Markt äußerst heterogen und fragmentiert — und es kann schwierig sein, sich durch das gesamte Marketing-Rauschen zu navigieren." — The Group of Analysts, Analyst Guide to PIM Evaluations

Dieser Artikel führt durch die fünf Phasen einer bewährten PIM-Evaluierungsmethodik, angereichert mit Best Practices aus Analystenforschung und praktischer Implementierungserfahrung.

Die fünf Phasen einer PIM-Evaluierung

Eine gut strukturierte PIM-Evaluierung ist kein einmaliges Ereignis — sie ist ein Prozess, der sich typischerweise über fünf klar abgegrenzte Phasen erstreckt. Ein systematisches Vorgehen reduziert Risiken, verbessert die Vergleichbarkeit zwischen Anbietern und schafft im Verlauf internen Konsens.

1. Recherchephase: Verstehen Sie Ihre eigene Information Supply Chain, bewerten Sie den Markt mithilfe neutraler Analystentools und erstellen Sie eine Shortlist relevanter Anbieterkategorien. Nutzen Sie das Digital Performance Wheel (DPW), um Ihren Status quo abzubilden.
2. Konzeptphase: Bilden Sie alle Produktdatenprozesse end-to-end ab. Definieren Sie Verantwortlichkeiten, Systemschnittstellen, Datenqualitätsanforderungen und Nutzerbedürfnisse. Bringen Sie IT- und Fachbereichs-Stakeholder auf eine gemeinsame PIM-Vision.
3. Anforderungsdefinition: Erstellen Sie eine umfassende Anforderungsmatrix, die alle funktionalen Bereiche eines PIM-Systems abdeckt. Priorisieren Sie die Kriterien mit Unterstützung von Analysten, um strategische Alleinstellungsmerkmale von Standardfunktionen des Marktes zu unterscheiden.
4. Evaluierungsphase: Laden Sie drei bis fünf Anbieter der Shortlist zu strukturierten Präsentationstagen mit identischer Agenda ein. Bewerten Sie jeden Anbieter anhand Ihrer Kriterienmatrix, moderiert durch einen Analysten, um Konsistenz und Tiefe sicherzustellen.
5. Anbieterauswahl: Vergleichen Sie die finalen Angebote hinsichtlich funktionaler Abdeckung, Zukunftsfähigkeit, Architektur-Fit, Qualität des Integrationspartners, Usability und Gesamtkosten. Treffen Sie eine Entscheidung, die rationale Bewertung mit fundiertem qualitativem Urteil verbindet.

Jede Phase baut auf der vorherigen auf. Das Überspringen oder Abkürzen der frühen Phasen — insbesondere der Recherche- und Konzeptphase — ist einer der häufigsten Fehler, den Organisationen machen. Projektteams, die direkt zu Anbieterpräsentationen übergehen, ohne ein klares Bild ihrer eigenen Anforderungen und Datenlandschaft zu haben, vergleichen fast immer die falschen Dinge — oder vergleichen sie in der falschen Reihenfolge.

Der Ausgangspunkt: Ihre eigene Information Supply Chain

Bevor Sie auch nur einen einzigen Anbieter bewerten, benötigen Sie ein klares Bild Ihrer eigenen Situation. Das klingt selbstverständlich, doch in der Praxis beginnen viele Evaluierungsprojekte mit einer Anbieterliste statt mit einer Prozesslandkarte. Das Ergebnis ist ein Anforderungskatalog, der widerspiegelt, was Anbieter bieten — nicht, was die Organisation tatsächlich benötigt.

Der Ausgangspunkt sollte immer die Information Supply Chain sein: die Gesamtheit aller Datenprozesse, die bestimmen, wie Produktinformationen in die Organisation gelangen, wie sie angereichert, validiert und transformiert werden und wie sie letztlich an Kanäle, Partner und Empfänger verteilt werden. Die Abbildung dieser Kette — einschließlich aller beteiligten Systeme, der zuständigen Personen, der Schnittstellen zwischen ihnen und der Schwachstellen im aktuellen Setup — liefert die faktische Grundlage für eine anforderungsgetriebene Evaluierung.

Hilfreiche Fragen zur Abbildung Ihrer Information Supply Chain:

• Wie viele Lieferanten, Handelspartner und Datenquellen speisen Produktdaten in Ihre Organisation ein?
• Wie viele Produkte und Produktvarianten umfasst Ihr Katalog, und wie häufig ändert er sich?
• Wie viele Ausgabekanäle, Märkte und Sprachen muss Ihr Produktcontent unterstützen?
• Welche angrenzenden Systeme (ERP, DAM, CMS, E-Commerce, Syndication) sind heute mit Ihren Produktdaten verbunden?
• Wo liegen die größten Engpässe, Qualitätsmängel oder Prozessineffizienzen in Ihren aktuellen Datenflüssen?
• Welche Nachhaltigkeits- und regulatorischen Datenpflichten bestehen heute — und in den nächsten drei bis fünf Jahren?

Praxistipp: Bewerten Sie Ihre digitale Reife, bevor Sie Anbieter bewerten
Analystenhäuser wie TGOA (The Group of Analysts) bieten spezielle Bewertungstools — etwa das Digital Performance Wheel — die eine strukturierte Momentaufnahme der Reife, Lücken und des Digitalisierungspotenzials Ihrer Information Supply Chain liefern. Eine solche Bewertung vor der Erstellung der Anbieter-Shortlist durchzuführen, stellt sicher, dass Ihre Anforderungen auf Ihrer tatsächlichen Situation basieren — und nicht auf anbietergetriebenen Annahmen. Sie ist in der Regel kostenlos verfügbar und kann bereits vor jeglichem Anbieterkontakt abgeschlossen werden.

Für die Marktrecherche wird dringend empfohlen, neutrale, objektive Quellen anstelle von Marketingmaterial der Anbieter zu nutzen. Tools wie das Market Performance Wheel (MPW) bewerten Anbieter anhand von vier Dimensionen:

• Leistungsfähigkeit (Ability to Perform)
• Marktperformance
• Zukunftsfähigkeit
• Technologie

Im Gegensatz zu klassischen Ranking-Systemen bewertet dieser Ansatz jeden Anbieter individuell und hebt strategische Stärken hervor, statt eine relative Positionierung vorzunehmen.

Aufbau einer Anforderungsmatrix

Sobald Ihre Information Supply Chain abgebildet und Ihre Anwendungsfälle definiert sind, besteht der nächste Schritt darin, diese in eine strukturierte Anforderungsmatrix zu übersetzen: einen umfassenden Katalog funktionaler, technischer und strategischer Kriterien, anhand derer alle Anbieter gleichberechtigt bewertet werden.

Eine gut konstruierte Anforderungsmatrix leistet mehrere Dinge gleichzeitig. Sie erzwingt interne Abstimmung — Teams mit unterschiedlichen Prioritäten müssen diese Differenzen explizit klären. Sie schafft eine faire und belastbare Grundlage für den Anbietervergleich. Und sie hilft dabei zu erkennen, welche Fähigkeiten echte strategische Alleinstellungsmerkmale sind — und welche Standardfunktionen, die praktisch jeder glaubwürdige Anbieter unterstützt.

Die Anforderungsmatrix sollte alle wesentlichen Funktionsbereiche eines PIM-Systems abdecken. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten zu berücksichtigenden Bereiche:

• Datenmodell & Hierarchie: Kategoriebäume, Vererbung, Attributmanagement, Produktvarianten und Beziehungsmodellierung über komplexe Sortimente hinweg
• Import & Daten-Onboarding: Import von Lieferantendaten, Formatunterstützung (XML, CSV, ETIM, BMEcat), Datenmapping und automatisierte Onboarding-Workflows
• Datenqualität & Validierung: Regelbasierte Validierung, Vollständigkeitsprüfungen, Deduplizierung, Qualitätsbewertung und Fehlerbehandlungs-Workflows
• Text- & Übersetzungsmanagement: Mehrsprachigkeit, Übersetzungs-Workflows, Verwaltung von Marketingtexten und kanalspezifische Inhalte
• Workflow- & Prozessmanagement: Freigabeprozesse, rollenbasiertes Aufgabenmanagement, Audit-Trails und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
• Massendatenmanagement: Massenbearbeitung, Massenpublikation, Versionsverwaltung und Rollback-Funktionen für große Kataloge
• Publikations- & Ausgabemanagement: Kanalspezifische Templates, Print-Publishing, strukturierter Export und Formattransformation
• Suche & Auffindbarkeit: Volltextsuche, facettierte Filterung, erweiterte Suchfunktionen und schneller Zugriff auf große Datenmengen
• Schnittstellen & Integration: API-first-Architektur, ERP-/DAM-/CMS-Konnektoren, Syndication-Unterstützung und vorgefertigte Integrationen
• Usability & User Experience: Intuitive Bedienoberfläche, rollenspezifische Ansichten, einfaches Onboarding und allgemeine Nutzerzufriedenheit im Arbeitsalltag
• Analytics & Reporting: Dashboards zur Datenvollständigkeit, Performance-KPIs, Exportfunktionen und Integration mit BI-Tools
• Zugriffsrechte & Sicherheit: Granulare Nutzerrollen, Berechtigungsmanagement, Audit-Logging und Einhaltung von Data-Governance-Standards

Nicht alle Kriterien haben das gleiche Gewicht. Ein Teil der Disziplin beim Aufbau einer guten Anforderungsmatrix besteht darin, Gewichtungen zu vergeben, die die tatsächlichen Prioritäten Ihrer Organisation widerspiegeln — nicht eine generische Best-Practice-Vorlage. Ein Hersteller mit hochkomplexen technischen Datenmodellen wird die Datenmodellierungs- und Hierarchiefähigkeiten ganz anders gewichten als ein Modehändler, dessen Priorität die Geschwindigkeit der Contentanreicherung und die Multichannel-Publikation ist.

Hier liefert erfahrene Analystenunterstützung echten Mehrwert: Ein Analyst, der den PIM-Markt kennt, kann beraten, welche Fähigkeiten echte Differenzierungsmerkmale darstellen und welche bereits zur Commodity geworden sind — und verhindert so, dass Teams Standardfunktionen überbewerten und die Kriterien unterbewerten, die tatsächlich langfristigen Wert schaffen.

Vorbereitung der Anbieterpräsentationen

Bevor Anbieter zu Präsentationen eingeladen werden, muss das Projektteam zwei Dinge finalisieren: die Shortlist und die Struktur der Präsentation.

Die Shortlist definieren

Die Shortlist sollte drei, maximal fünf Anbieter umfassen. Mehr als fünf Anbieter erzeugen unnötigen Zeitdruck, verringern die Qualität der Bewertung pro Anbieter und spiegeln häufig fehlende strategische Priorisierung wider. Die Shortlist sollte nur Anbieter enthalten, die wirklich zu Ihrem strategischen Profil passen — hinsichtlich Architektur, Größe, Branchenerfahrung und bevorzugtem Deployment.

Neutraler Analysten-Content, etwa Market Performance Wheels oder Anbieterbewertungsberichte von Analystenhäusern, kann in dieser Phase äußerst hilfreich sein. Im Gegensatz zu anbietergesponsertem Content oder oberflächlichen Feature-Matrizen bewerten gut konstruierte Analystenbewertungen Anbieter entlang strategischer Dimensionen — Technologieansatz, Marktperformance, finanzielle Stabilität, Partnernetzwerk und Zukunftsfähigkeit —, die sich allein anhand von Anbietermaterial nur schwer einschätzen lassen.

Die Präsentationstage strukturieren

Die Agenda für Anbieterpräsentationen sollte für jeden Anbieter identisch sein. Das ist keine verhandelbare Regel. Präsentiert jeder Anbieter in einem anderen Format oder behandelt andere Themen, wird der Vergleich unmöglich, und die Evaluierung verkommt zu einer Frage des Stils statt der Substanz.

Die Agenda sollte sich an Ihren definierten Business Cases orientieren — realen Szenarien aus Ihren tatsächlichen Produktdatenprozessen — statt an generischen Feature-Demonstrationen. Stellen Sie Anbietern im Voraus reale Produktdatenmuster für die Demonstration zur Verfügung; das erhöht die Relevanz und Vertrauenswürdigkeit dessen, was Sie zu sehen bekommen, erheblich.

Ein wichtiger Hinweis zu den Präsentierenden: Manche Anbieter präsentieren lieber selbst, andere bringen ihren empfohlenen Implementierungspartner mit. Aus Käufersicht ist es fast immer besser, den Integrator frühzeitig kennenzulernen. Die Qualität, Kompetenz und persönliche Chemie des Implementierungsteams ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Projekt — oft ebenso wichtig wie die Software selbst.

Tipp: Lassen Sie Ihre Evaluierungspräsentationen von einem Analysten moderieren
Strukturierte Anbieterpräsentationen ohne erfahrenen Moderator durchzuführen, ist schwieriger, als es klingt. Wenn das Team gleichzeitig versucht, der Demo zu folgen, Kriterien zu bewerten und Fragen zu formulieren, gehen wichtige Details verloren. Ein unabhängiger Analyst als Moderator stellt sicher, dass alle Kriterien behandelt, alle Fragen beantwortet und alle Anbieter konsistent gefordert werden — und dass die Agenda eingehalten wird. Direkt nach jeder Präsentation sollten Analyst und Projektteam die Bewertungen gemeinsam durchgehen, um Erinnerungsverzerrungen (Recall Bias) vorzubeugen.

Kriterien für die Anbieterbewertung

Sobald die Präsentationen abgeschlossen und die funktionalen Bewertungen konsolidiert sind, erfordert die finale Anbieterbewertung ein breiteres Kriterienset als reine Funktionalität. Das folgende Framework fasst die Dimensionen zusammen, die in die Endentscheidung einfließen sollten.

• Funktionale Abdeckung: Wie vollständig deckt die Lösung Ihre Anforderungsmatrix heute ab?
• Passung zur Zukunfts-Roadmap: Stimmt die Entwicklungsrichtung des Anbieters mit Ihren erwarteten Anforderungen der nächsten 3–5 Jahre überein?
• Architektur & Deployment: Passen Architektur (monolithisch, composable) und Bereitstellungsmodell (SaaS, Cloud, On-Premises) der Lösung zu Ihrer Strategie?
• Integrationsökosystem: Wie offen ist die Plattform? Welche vorgefertigten Konnektoren existieren für Ihre wichtigsten Nachbarsysteme (ERP, DAM, CMS, E-Commerce)?
• Marktpräsenz & Stabilität: Wie etabliert ist der Anbieter? Wie sieht es mit finanzieller Widerstandsfähigkeit und Kundenbindung aus?
• Branchen- & Anwendungserfahrung: Verfügt der Anbieter über dokumentierte Erfahrung mit Organisationen vergleichbarer Größe, Komplexität und Branche?
• Qualität des Integrationspartners: Ist der vorgeschlagene Implementierungspartner kompetent, sympathisch und dem Umfang Ihres Projekts gewachsen?
• Usability & User Experience: Wie intuitiv ist die Oberfläche? Würden Ihre Nutzer sie im Arbeitsalltag tatsächlich annehmen?
• Gesamtbetriebskosten (TCO): Wie hoch sind die Gesamtkosten über einen Zeitraum von 3–5 Jahren, einschließlich Lizenzierung, Implementierung, Wartung und künftiger Erweiterungen?
• Referenzkunden: Kann der Anbieter Sie mit vergleichbaren Referenzkunden in Kontakt bringen? Was ergeben diese Gespräche?

Die finale Entscheidung muss quantitative Bewertung mit fundiertem qualitativem Urteil in Einklang bringen. Eine Lösung, die bei den funktionalen Kriterien geringfügig schlechter abschneidet, aber von einem hervorragenden Implementierungspartner, einer nachgewiesenen Branchenerfahrung und einer strategischen Roadmap unterstützt wird, die eng mit Ihrer eigenen Richtung übereinstimmt, kann durchaus die bessere langfristige Wahl sein.

Zur Rolle des Bauchgefühls — und warum es Respekt verdient
PIM-Implementierungen sind mehrjährige Partnerschaften. Der Softwareanbieter und der Systemintegrator werden Sie durch die initiale Einführung, die laufende Weiterentwicklung und künftige Evolution begleiten. Erfahrene Praktiker berichten übereinstimmend, dass die Qualität der Beziehung — Vertrauen, Reaktionsfähigkeit, Offenheit und gemeinsamer Ehrgeiz — einer der zuverlässigsten Erfolgsindikatoren für ein Projekt ist. Ein starkes Bauchgefühl gegenüber einem Anbieter oder Integrator ist nicht irrational; es ist oft ein gut kalibriertes Signal, das neben der Bewertungsmatrix ernst genommen werden sollte.

Häufige Stolperfallen — und wie man sie vermeidet

Selbst gut organisierte Evaluierungsteams können in vorhersehbare Fallen tappen. Im Folgenden die Fehler, die in PIM-Auswahlprojekten am häufigsten auftreten — und wie man sie vermeidet.

Funktionen statt Passung bewerten

Der teuerste Fehler bei der PIM-Auswahl ist die Wahl eines Systems, das perfekt zu den aktuellen Anforderungen passt, aber nicht mit künftigen Anforderungen skalieren kann. Organisationen, die ihr PIM innerhalb von drei bis fünf Jahren nach der Implementierung ersetzen, nennen dies fast immer als Hauptursache. Widmen Sie beim Aufbau Ihrer Anforderungsmatrix den erwarteten zukünftigen Bedürfnissen explizite Aufmerksamkeit — neue Kanäle, neue Märkte, Anforderungen an Nachhaltigkeitsberichterstattung, KI-gestützte Contentanreicherung — und bewerten Sie Anbieter auch anhand dieser Zukunftsszenarien, nicht nur des aktuellen Zustands.

Zukünftige Anforderungen ignorieren

Anbieterpräsentationen sind überzeugend. Eine gekonnte Demonstration kann fast jedes System als fähig zu fast allem erscheinen lassen. Ist Ihre Anforderungsmatrix vor dem Anbieterkontakt noch nicht finalisiert, besteht die reale Gefahr, dass sich Ihre Kriterien unbewusst in Richtung dessen verschieben, worin Anbieter gut sind — statt dessen, was Ihre Organisation tatsächlich braucht. Definieren Sie zuerst Ihre Anforderungen. Kontaktieren Sie Anbieter erst danach.

Den Implementierungspartner unterschätzen

Die PIM-Software erhält in einem Evaluierungsprozess die meiste Aufmerksamkeit, doch der Implementierungspartner hat oft einen größeren Einfluss auf den Projekterfolg. Ein kompetenter Integrator mit tiefem PIM-Know-how, starkem Projektmanagement und echtem Engagement für Ihren Erfolg kann aus einem guten System ein hervorragendes machen. Ein schwacher Integrator kann selbst die beste Software untergraben. Bewerten Sie Integratoren mit der gleichen Sorgfalt wie die Plattform selbst.

Die Entscheidung allein am Preis festmachen

Lizenzkosten und Implementierungsgebühren sind reale Faktoren, doch eine strategische Technologieinvestition primär am Preis auszurichten, ist eine Milchmädchenrechnung. Ein günstigeres System, das kostspielige Anpassungen erfordert, schlecht skaliert oder laufende operative Ineffizienzen verursacht, kostet über seine Lebensdauer fast immer mehr als eine passgenauere, initial teurere Lösung. Bewerten Sie die Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren — nicht nur die anfänglichen Projektkosten.

Referenzkundengespräche auslassen

Referenzkunden gehören zu den am wenigsten genutzten Ressourcen bei PIM-Evaluierungen. Ein direktes Gespräch mit einer Organisation, die das von Ihnen betrachtete System bereits implementiert hat — idealerweise mit einem vergleichbaren Profil hinsichtlich Branche, Größe und Komplexität der Anwendungsfälle — liefert Erkenntnisse, die keine Anbieterpräsentation je vermitteln kann. Führen Sie stets Referenzgespräche und bestehen Sie auf Referenzen, die wirklich vergleichbar mit Ihrer Situation sind, statt handverlesener Vorzeigekunden.

Checkliste zur PIM-Anbieterauswahl

• Bilden Sie Ihre Information Supply Chain ab
• Erstellen Sie eine gewichtete Anforderungsmatrix
• Definieren Sie Business Cases mit realen Produktdaten
• Erstellen Sie eine Shortlist von nur 3–5 Anbietern
• Verwenden Sie identische Demo-Agenden
• Bewerten Sie den Implementierungspartner
• Vergleichen Sie die Gesamtbetriebskosten
• Sprechen Sie mit Referenzkunden
• Denken Sie 3–5 Jahre im Voraus über Ihre Anforderungen nach

Zusammenfassung

„Bewerten Sie Ihre Information Supply Chain und definieren Sie Ihre zukünftigen Anforderungen, bevor Sie mit Anbietern in Kontakt treten. Ein disziplinierter Evaluierungsprozess hilft sicherzustellen, dass das heute gewählte System Ihr Unternehmen auch morgen noch unterstützt."

Die Auswahl des richtigen PIM-Systems ist ein bedeutendes Unterfangen, aber mit Disziplin und der richtigen Unterstützung gut zu bewältigen. Die zentralen Prinzipien erfolgreicher PIM-Evaluierungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Beginnen Sie mit Ihrer eigenen Information Supply Chain — verstehen Sie Ihre Situation, bevor Sie irgendeinen Anbieter bewerten.
• Erstellen Sie eine Anforderungsmatrix, die Ihre tatsächlichen Prioritäten widerspiegelt — nicht das Marketing der Anbieter.
• Erstellen Sie eine Shortlist von drei bis fünf Anbietern mithilfe neutraler Analystenquellen, um das Marktrauschen zu durchdringen.
• Führen Sie strukturierte, identische Präsentationstage mit realen Produktdaten und einem erfahrenen Moderator durch.
• Bewerten Sie Anbieter anhand funktionaler Abdeckung, Architektur-Fit, Offenheit der Integration, Qualität des Integrationspartners, Marktstabilität und Gesamtbetriebskosten.
• Verbinden Sie eine sorgfältige Bewertung mit fundiertem qualitativem Urteil — insbesondere hinsichtlich der Qualität Ihres künftigen Implementierungspartners.
• Gestalten Sie für die Anforderungen von morgen, nicht nur für die von heute.

Eine gut durchgeführte PIM-Evaluierung tut mehr, als nur die richtige Software auszuwählen. Sie schafft ein gemeinsames organisatorisches Verständnis des Produktdatenmanagements, deckt Ineffizienzen in aktuellen Prozessen auf, bringt IT- und Fachbereichs-Stakeholder in Einklang und legt das Fundament für eine erfolgreiche Implementierung und nachhaltigen ROI.

Autor | The Yellow Selection Editorial Team