PIM vs. DAM: Warum erfolgreiche Produktkommunikation beide Systeme braucht

Produktdaten, Bilder, Videos, Dokumente, Marketingtexte: Wer Produkte digital vermarktet, muss eine wachsende Menge unterschiedlicher Informationen verwalten und über immer mehr Kanäle bereitstellen. Zwei Systeme spielen dabei eine zentrale Rolle: Product Information Management (PIM) und Digital Asset Management (DAM).

Auf den ersten Blick scheint die Abgrenzung einfach. Ein PIM-System verwaltet strukturierte Produktinformationen, ein DAM-System digitale Assets. In der Praxis überschneiden sich die Funktionen jedoch zunehmend. Viele PIM-Systeme können Bilder und Dokumente verwalten, während moderne DAM-Lösungen umfangreiche Metadaten und Beziehungen zu Produkten abbilden.

Braucht ein Unternehmen also wirklich PIM und DAM? Und wenn ja: Wie müssen beide Systeme zusammenspielen, damit Produktcontent effizient vom Ursprung bis zum Kunden gelangt?

Das Wichtigste in Kürze

• PIM verwaltet, strukturiert, qualifiziert und verteilt Produktinformationen wie technische Daten, Beschreibungen, Klassifikationen oder kanalspezifische Produkttexte.
• DAM verwaltet digitale Assets wie Produktbilder, Videos, Grafiken, Dokumente oder 3D-Dateien über ihren gesamten Lebenszyklus.
• Eine Asset-Funktion im PIM kann für einfache Anforderungen ausreichen, ersetzt jedoch bei komplexeren Content-Prozessen kein vollwertiges DAM.
• PIM und DAM sollten nicht isoliert betrachtet werden. Für ein durchgängiges Product Content Lifecycle Management müssen Daten, Assets, Prozesse und Zielkanäle zusammenspielen.
• Bei der Softwareauswahl sollte deshalb nicht nur die Funktionalität einzelner Systeme bewertet werden, sondern die zukünftige End-to-end-Architektur.

Was ist der Unterschied zwischen PIM und DAM?

Product Information Management und Digital Asset Management lösen unterschiedliche Aufgaben innerhalb der Produktkommunikation.

Ein PIM bildet den strukturierten Informationskontext eines Produkts ab. Dazu gehören beispielsweise Artikelnummern, Abmessungen, Materialien, technische Eigenschaften, Produktbeziehungen, Klassifikationen, Marketingbeschreibungen, Übersetzungen und kanalspezifische Informationen. Das PIM führt diese Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammen, unterstützt ihre Anreicherung und Qualitätssicherung und stellt sie für Shops, Marktplätze, Händler und weitere Kanäle bereit.

Ein DAM konzentriert sich dagegen auf digitale Dateien und die damit verbundenen Prozesse. Dazu gehören Produktbilder, Videos, Grafiken, technische Zeichnungen, Datenblätter, Gebrauchsanweisungen oder auch 3D-Assets. Das DAM unterstützt deren Speicherung, Organisation, Verschlagwortung, Suche, Versionierung, Transformation und Distribution.

PIM	DAM
Strukturierte Produktinformationen	Digitale Assets
Attribute und Spezifikationen	Bilder und Grafiken
Produktbeschreibungen	Videos
Klassifikationen	Dokumente
Produktbeziehungen	3D- und weitere Mediendateien
Datenqualität	Metadaten und Asset-Beziehungen
Produktdaten-Workflows	Asset-Workflows
Kanalspezifische Produktdaten	Asset-Transformation und -Distribution

Warum erfolgreiche Produktkommunikation PIM und DAM braucht

Stellen wir uns einen Hersteller vor, der eine neue Kaffeemaschine auf den Markt bringt. Für den Webshop benötigt das Produkt einen Namen, eine Artikelnummer, Abmessungen, technische Leistungsdaten, verfügbare Farben, Produktbeschreibungen und weitere strukturierte Informationen.

Diese Informationen allein verkaufen die Kaffeemaschine jedoch noch nicht. Kunden erwarten Produktbilder aus verschiedenen Perspektiven, Detailaufnahmen, Anwendungsvideos, Bedienungsanleitungen oder vielleicht eine 360-Grad-Ansicht. Gleichzeitig müssen die richtigen Assets der richtigen Produktvariante zugeordnet sein und für den jeweiligen Kanal im passenden Format zur Verfügung stehen.

Genau hier treffen PIM und DAM aufeinander: Das PIM kennt das Produkt und seinen Informationskontext. Das DAM kennt die zugehörigen digitalen Assets und deren Kontext. Für eine vollständige Product Experience müssen beide Informationswelten zusammengeführt werden.

Das wird umso wichtiger, je komplexer Sortiment und Kanalstruktur werden. Ein Produktbild kann beispielsweise für einen Marktplatz in einem anderen Format benötigt werden als für den eigenen Webshop. Bestimmte Händler verlangen zusätzliche Dokumente. Für einzelne Länder dürfen nur freigegebene Sprachversionen eines Assets verwendet werden. Gleichzeitig ändern sich Produkte, Verpackungen und Marketingmaterialien kontinuierlich.

Produktkommunikation wird deshalb zunehmend zu einer End-to-end-Aufgabe: Produktdaten und Assets müssen gemeinsam erstellt, angereichert, geprüft, freigegeben, transformiert und verteilt werden.

Asset Management im PIM: Warum das noch kein DAM ist

An diesem Punkt entsteht häufig eine berechtigte Frage: Wenn mein PIM bereits Bilder und Dokumente verwalten kann, warum brauche ich zusätzlich ein DAM?

Tatsächlich bieten viele PIM-Systeme heute Funktionen für die Verwaltung digitaler Assets. Produktbilder können hochgeladen, Produkten zugeordnet und gemeinsam mit Produktinformationen an Zielkanäle übertragen werden. Für Unternehmen mit überschaubarem Asset-Volumen und einfachen Prozessen kann das vollkommen ausreichend sein.

Die Lage verändert sich jedoch, sobald das Asset selbst zum komplexen Informationsobjekt wird. Ein professionelles DAM verwaltet nicht nur eine Datei und ihre Zuordnung zu einem Produkt. Es steuert den gesamten Asset Lifecycle. Dazu können beispielsweise Versionen, Formate, Metadaten, Nutzungsrechte, Freigaben, Derivate, unterschiedliche Auflösungen, automatische Transformationen und komplexe Beziehungen zwischen Assets gehören.

Auch die Nutzergruppen unterscheiden sich. Während PIM typischerweise stark in Produktmanagement, E-Commerce und Datenmanagement verankert ist, arbeiten mit einem DAM häufig zusätzlich Marketingteams, Agenturen, Fotografen, Designer oder externe Partner.

Wer lediglich einige freigegebene Produktbilder einem Produkt zuordnen möchte, benötigt daher möglicherweise kein separates DAM. Wer dagegen große Asset-Bestände verwaltet, komplexe Freigabeprozesse steuert, zahlreiche Varianten erzeugt, Nutzungsrechte kontrollieren oder Assets für unterschiedliche Kanäle automatisiert bereitstellen möchte, sollte die Anforderungen eines eigenständigen DAM genauer prüfen.

Wie arbeiten PIM und DAM zusammen?

In einer integrierten Architektur übernehmen PIM und DAM klar definierte Rollen, tauschen ihren jeweiligen Kontext jedoch miteinander aus.

Das DAM kann beispielsweise die führende Quelle für ein Produktbild sein. Dort befinden sich das Original, verschiedene Versionen, Metadaten, Rechteinformationen und freigegebene Derivate. Über die Integration wird das Asset mit dem entsprechenden Produkt im PIM verknüpft.

Das PIM ergänzt den Produktkontext. Es weiß beispielsweise, dass ein Bild zur schwarzen Variante eines bestimmten Produkts gehört, welche Produktkategorie betroffen ist und in welchen Märkten das Produkt angeboten wird.

Vor der Veröffentlichung kann anschließend geprüft werden, ob für jedes Produkt alle notwendigen Daten und Assets vorhanden sind. Erst dann werden die vollständigen Produktinformationen an Webshop, Marktplatz, Händler oder weitere Touchpoints verteilt.

Ein durchgängiger Prozess könnte beispielsweise so aussehen:

Die Systemgrenze zwischen PIM und DAM sollte für diesen Prozess möglichst wenig Reibung erzeugen. Mitarbeiter sollten nicht permanent Informationen manuell übertragen oder in mehreren Systemen prüfen müssen, ob ein Produkt vollständig ist.

Von PIM und DAM zum Product Content Lifecycle Management

Für eine Softwareauswahl lohnt es sich deshalb, einen Schritt weiterzugehen und den gesamten Product Content Lifecycle zu betrachten. Dafür sollte ein Unternehmen zunächst nachvollziehen, wo Produktinformationen und Assets entstehen, welche Teams daran arbeiten, welche Systeme beteiligt sind und welche Informationen am Ende bei Kunden, Händlern und Plattformen ankommen müssen.

Nehmen wir beispielsweise ein Produktbild. Es wird von einer Agentur erstellt, im DAM gespeichert und durch Marketing freigegeben. Anschließend wird es einem Produkt zugeordnet. Für den Webshop wird eine bestimmte Auflösung benötigt, ein Marktplatz verlangt ein anderes Seitenverhältnis und ein Handelspartner möchte die Datei über einen Datenfeed beziehen. Ein isolierter Anforderungskatalog für das DAM würde nur einen Teil dieses Prozesses betrachten.

Dasselbe gilt für das PIM. Ein Produkt kann aus Datensicht zu 100 Prozent vollständig sein. Fehlen jedoch freigegebene Produktbilder für einen wichtigen Vertriebskanal, ist der gesamte Product Content Lifecycle trotzdem nicht abgeschlossen.

PIM und DAM auswählen: Diese Fragen sollten Sie vorab klären

Eine gemeinsame Betrachtung von PIM und DAM bedeutet nicht zwangsläufig, dass beide Systeme gleichzeitig neu eingeführt werden müssen. Unternehmen sollten jedoch bereits bei der Auswahl eines Systems berücksichtigen, wie es sich in die bestehende und zukünftige Content-Architektur einfügt.

Dafür lohnt es sich, konkrete End-to-end-Use-Cases zu definieren:

• Wo entstehen Produktdaten und Assets?
• Welches System ist für welche Information führend?
• Wie werden Assets mit Produkten, Varianten oder Kategorien verbunden?
• Wie werden Metadaten zwischen PIM und DAM synchronisiert?
• Welche Freigabe- und Qualitätsprozesse laufen systemübergreifend?
• Welche Derivate werden für unterschiedliche Kanäle benötigt?
• Wie gelangen Produktdaten und Assets gemeinsam zu Shops, Marktplätzen und Handelspartnern?

Auch die Integrationsfähigkeit sollte entsprechend gewichtet werden. APIs, Event-basierte Architekturen, Standard-Konnektoren und flexible Datenmodelle können erheblichen Einfluss darauf haben, wie einfach sich PIM und DAM miteinander sowie mit ERP, E-Commerce, CMS, Syndication und weiteren Systemen verbinden lassen.

Der Proof of Concept sollte diese Zusammenhänge ebenfalls abbilden. Statt ausschließlich isolierte Funktionen zu demonstrieren, können Anbieter mit realen Produkten, Assets, Workflows und Zielkanälen arbeiten. Dadurch wird sichtbar, wie gut eine Lösung den tatsächlichen Product Content Lifecycle unterstützt.

PIM, DAM oder beides?

Ob ein Unternehmen ein PIM, ein DAM oder beide Systeme benötigt, hängt von der Komplexität seiner Produktinformationen, Assets und Prozesse ab. Ein PIM mit integrierter Asset-Verwaltung kann für vergleichsweise einfache Anforderungen vollkommen ausreichend sein. Mit wachsendem Asset-Volumen, komplexeren Medienprozessen und einer steigenden Zahl an Kanälen kann ein spezialisiertes DAM dagegen erheblichen Mehrwert schaffen.

Bei der Systemauswahl lohnt sich deshalb eine Perspektive, die über einzelne Feature-Listen hinausgeht. Produktdaten und digitale Assets treffen spätestens am digitalen Touchpoint wieder aufeinander. Die zugrunde liegende Systemlandschaft sollte diese Verbindung möglichst effizient unterstützen.

Weiterführende Ressourcen für Ihre Softwareauswahl

Sie stehen noch am Anfang Ihrer PIM- oder DAM-Auswahl? In der Yellow Selection Resource Library finden Sie Guides, Checklisten, Analysten-Content und weitere Hilfsmittel für die einzelnen Phasen Ihrer Softwareauswahl.

Wenn Sie konkret mit der Auswahl eines neuen PIM beginnen möchten, führt Sie der PIM-Auswahlleitfaden Schritt für Schritt durch den Auswahlprozess – von den eigenen Anforderungen bis zur Bewertung geeigneter Lösungen.

Einen ersten Überblick über den Markt erhalten Sie außerdem im Yellow Selection Anbieterverzeichnis mit mehr als 50 PIM- und DAM-Anbietern.

Häufig gestellte Fragen zu PIM und DAM

Was ist der Unterschied zwischen PIM und DAM?

Ein PIM-System verwaltet strukturierte Produktinformationen wie technische Attribute, Beschreibungen, Klassifikationen und Produktbeziehungen. Ein DAM-System verwaltet digitale Assets wie Bilder, Videos, Dokumente und 3D-Dateien einschließlich der zugehörigen Metadaten, Versionen und Asset-Prozesse.

Brauche ich PIM und DAM?

Das hängt von den Anforderungen ab. Für einfache Asset-Prozesse kann die Medienverwaltung eines PIM ausreichen. Bei großen Asset-Beständen, komplexen Workflows, unterschiedlichen Dateiversionen, Nutzungsrechten oder automatisierten Transformationen kann ein eigenständiges DAM sinnvoll sein.

Kann ein PIM ein DAM ersetzen?

Ein PIM kann häufig Bilder und Dokumente speichern und Produkten zuordnen. Ein spezialisiertes DAM bietet jedoch in der Regel deutlich umfangreichere Funktionen für die Verwaltung, Suche, Versionierung, Transformation, Freigabe und Distribution digitaler Assets. Ob diese Funktionen benötigt werden, hängt vom jeweiligen Product Content Lifecycle ab.

Wie werden PIM und DAM miteinander verbunden?

PIM und DAM werden typischerweise über APIs, Connectoren oder Integrationsplattformen miteinander verbunden. Dabei sollten klare Verantwortlichkeiten definiert werden: Das DAM kann beispielsweise die führende Quelle für Assets und Asset-Metadaten sein, während das PIM den Produktkontext und strukturierte Produktinformationen verwaltet.

Worauf sollte ich bei der Auswahl von PIM und DAM achten?

Die Auswahl sollte auf konkreten End-to-end-Use-Cases basieren. Neben Funktionen sollten Unternehmen insbesondere Datenmodelle, Workflows, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit, Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit und die Unterstützung des gesamten Product Content Lifecycle untersuchen.

  Autor | The Yellow Selection Editorial Team